Tip 4 (entertainment)

Ga niet alleen op uw eigen smaak en ideeën af wanneer u komt te staan voor keuzes als het soort entertainment, artiesten & shows, welke band of zanger, welke muziekstijl, of invulling van een cultureel programma onderdeel. Stel een commissie samen waarin ook de doorsnee gast is vertegenwoordigd en ga met deze mensen rond de tafel zitten voor overleg. Staart u zich niet blind op het opnemen van bekende artiesten in uw programma terwijl het beschikbare budget u daar helemaal geen ruimte voor biedt. Pleegt de bekende artiest een onevenredig grote aanslag op het totale budget, kies dan voor een goedkoper alternatief. Een lagere gage betekent niet automatisch minder kwaliteit. Het is vaak de bekendheid die de prijs tot enorme hoogten opjaagt.

Tip 5 (vervoer gasten)

Vraag uw gasten bij het responderen ook welk vervoermiddel zij gebruiken om naar uw feest of evenement te komen. Op die manier kunt u de benodigde parkeerplaatsen inschatten. Ga na of genoeg mensen gebruik maken van het openbaar vervoer en overweeg vervolgens om een bus in te zetten die de gasten van het stadion naar de locatie rijdt. Vooral bij internationale evenementen is dit van belang omdat internationale gasten vaak gebruik maken van het vliegtuig. U kunt voor hen vervolgens een taxiservice regelen. Door vooraf te vragen naar de wijze van transport van uw gasten kunt u hier tijdig op inspelen.

Tip 6 (catering)

De rol van catering is in veel gevallen een prominente. Er zijn zelfs maatwerk evenementen waarbij de cateraar een hoofdrol vervuld, zoals bij galadiners of themafeesten. Soms ook zal het alleen gaan om een bijrol. Maar welke plek de catering bij uw evenement ook inneemt, zonder twijfel zal deze een stempel drukken op het geheel. Daarom is het belangrijk dat het niveau, de samenstelling en de kwaliteit van het culinaire onderdeel passen bij de uitstraling van uw evenement. Besteed ook hier voldoende aandacht aan. Serveert u bonbons of een gebakje bij de thee of koffie? Vraag de cateraar of de patissier naar de mogelijkheden van het verwerken van uw bedrijfslogo in de lekkernijen.

Tip 7 (decor)

Een gastvrije omgeving voor een evenement staat of valt met een passend decor. En of dit decor nu gewoon een goede locatie is of dat de locatie in zijn geheel wordt gedecoreerd, dat maakt eigenlijk niet uit. Bijna elk evenement is in meerdere of mindere mate aan gekleed. Niet vreemd, want het decor waarbinnen een evenement plaatsvindt, is vaak essentieel voor de manier waarop het evenement beleefd en onthouden wordt. Een personeelsfeest of in de bedrijfskantine met TL verlichting, versierd met ballonnen en voorzien van dezelfde tafels en stoelen waar tijdens de lunch van gebruik wordt gemaakt, zal weinig indruk op de gasten maken en dus snel vergeten worden. Bedenk bij de invulling van het decor altijd dat het dient ter ondersteuning van het gehele evenement of feest. Decor moet bovendien aansluiten bij de doelstelling van uw evenement.

Tip 8 (budgettering)

Het is niet gemakkelijk om een feest of evenement te begroten. Voor een realistische begroting zult u vanaf het begin de taken, bevoegdheden, (kosten) procedures en rapportages met de betrokkenen goed moeten afspreken en deze ook na moeten komen. Als u consequent vanaf de eerste bespreking in de notulen een apart hoofdstuk besteed aan budget en kostenbewaking houdt u overzicht van de uitgaven en kunt u op tijd bijsturen.

Tip 9 (programma)

Elk feest en evenement kent een paar hoogtepunten. Daar omheen dient u het programma af te stemmen. Zorg er wel voor dat er een goede verdeling is: dus begin nooit met een veelbelovende, spannende opening als er geen vervolg op komt. In veel gevallen is het aan te raden de meest saaie items aan het begin van de avond of dag te doen en dan de spanning op te bouwen. Belangrijk is dat er voldoende pauzes zijn en dat er genoeg tijd is om rustig te eten. Kortom, het is een kunst de juiste mix te vinden van informatie, workshops & activiteiten, entertainment en ontspanning.

Tip 10 (verzekeringen)

Als u alle kosten van een evenement optelt, komt u tot een behoorlijk bedrag. De ramp is dan ook niet te overzien als door bijvoorbeeld brand, vandalisme of ziekte, een evenement niet door kan gaan.

Bron : Bismajeur